Crear un factura es muy sencillo. Una factura electrónica es un comprobante electrónico que respalda la venta de bienes y la prestación de servicios, el cual debe de ser generado, expresado y transmitido en formato electrónico en el mismo acto de la compra-venta o prestación del servicio.
Al final tienes una sección de Recomendaciones y Notas que complementan estas instrucciones:
Ingresa a la sección Facturación Electrónica, desde el menú principal.
Selecciona la sección Catálogo, ubicada en el sub-menú izquierdo, para inicialmente agregar los ítems al catálogo de productos y servicios que requieres utilizar en tus facturas.
Posteriormente selecciona la sección Ingresos, ubicada en el sub-menú izquierdo en el apartado de Documentos.
Selecciona el emisor de facturas deseado, en caso de administrar varios emisores desde tu cuenta.
Haz clic en Crear factura, ubicada en la esquina inferior derecha con un ícono de "+".
Comprueba que el emisor de la factura sea el correcto.
Selecciona el Tipo de factura (contado o crédito).
Selecciona la Moneda (colones, dólares americanos o euros).
Selecciona el Cliente al que deseas facturar buscando por nombre, número de identificación (sea física o jurídica), teléfono o correo.
Busca cada Producto o servicio (ingresados previamente en la sección de Catálogo), que vas a facturar, buscando por su código o nombre. Haz clic en el espacio de Código para iniciar la búsqueda. (Nota: Al seleccionar un producto o servicio del Catálogo de productos y servicios, se agregarán de forma automática el detalle, el impuesto y el precio unitario.)
Digita la cantidad de Unidades a vender del producto o servicio.
De ser necesario, puedes ingresar un Descuento por cada línea. Digita el monto del descuento, selecciona si deseas aplicar un porcentaje o una cantidad fija sobre el precio y por último, digita la razón del descuento.
(Nota: Puedes cambiar el precio unitario y/o el impuesto del producto o servicio que agregas a la factura de ser necesario, pero solo se aplica el cambio a la factura actual. Para cambiar el precio unitario o impuesto definitivamente, requieres cambiarlo desde el Catálogo de productos y servicios.)De ser necesario, selecciona el Profesional responsable por la compra-venta del bien o prestación del servicio, buscando por nombre.
Selecciona el Método de pago de la factura (efectivo, tarjeta, transferencia o cheque).
(Nota: Puedes agregar todos los Métodos de pago que requiera el cliente para cancelar una factura.) (Ver la sección de Recomendaciones.)De ser necesario, ingresa una Nota. Por ejemplo el nombre del paciente atendido. (Ver la sección de Recomendaciones.)
Revisa todos los detalles de la factura antes de generar la factura presionando Continuar, pues si cometiste un error tendrá que ser reparado con la creación de una nota de crédito y la generación de otra factura.
Haz clic en Crear Factura. (Ver la sección de Recomendaciones.)
En este momento se emite una factura en formato electrónico y en el caso de Costa Rica, se envía para verificación al servidor del Ministerio de Hacienda. A partir de este momento si el cliente tiene el correo ingresado de manera automática se le va a enviar la factura y en caso de que no lo tenga ingresado aparecerá una ventana para que puedas optar por imprimir o enviar por email en caso que hayas olvidado ingresarlo en los datos del cliente.
Recomendaciones
Revisa todos los detalles de la factura antes de generar la factura, pues si cometiste un error tendrá que ser reparado con la creación de una nota de crédito y la generación de otra factura.
Si no sabes cuál será el Método de pago que usará el cliente para pagar la factura al momento de generarla, solo selecciona el que creas más conveniente.
En caso que estés generando una factura para una Aseguradora, ingresa el nombre del paciente en el espacio de Notas.
Ingresa una dirección de correo electrónica válida para enviar su factura al cliente.
HuliPractice te recomienda cuidar el ambiente y no imprimir las facturas, a menos que tu cliente solicite esta acción.
Notas
En el caso de Costa Rica: El espacio Método de pago es requerido por el Ministerio de Hacienda de Costa Rica para generar y validar la factura.
En el caso de Costa Rica: Una vez generada una factura, haya sido pagada o no, la misma no puede ser alterada. Para ese momento, la factura ya se encuentra aprobada por el Ministerio de Hacienda de Costa Rica.
En el caso de Costa Rica: Si se aplica un descuento en la factura, el Ministerio de Hacienda de Costa Rica requiere que se ingrese una Razón del descuento.