Crear una factura

Guía sobre facturas: cómo crear, gestionar y entender tus documentos financieros.

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Escrito por Jeffry Duarte Córdoba
Actualizado hoy

Una factura electrónica es un comprobante electrónico que respalda la venta de bienes y la prestación de servicios, el cual debe de ser generado, expresado y transmitido en formato electrónico en el mismo acto de la compra-venta o prestación del servicio. 

Para crear una factura sigue estos pasos:

  • Ingresa a Facturación, desde el menú principal.

    • En caso de tener varios emisores, confirma que estas en el emisor deseado.

  • Dirígete a Ingresos, y en el sub-menú selecciona el apartado de Documentos.

  • Haz clic en el botón ubicado en la esquina inferior derecha representado con el ícono de "+".

  • Selecciona el tipo de documento:

    • Factura electrónica.

    • Tiquete electrónico

  • Selecciona el Término de pago (contado o crédito).

  • Selecciona la Moneda (colones o dólares americanos).

  • Selecciona el Cliente al que deseas facturar

    • Si es la primera vez, debes crear a cliente e inluir sus datos personales.

    • Si ya le has facturado a este cliente anteriormente, lo puedes buscar por nombre, número de identificación (sea física o jurídica), teléfono o correo.

  • Incluye el Producto o servicio a facturar.

    • Puedes crear el producto o servicio en este momento o seleccionar uno que ya es parte de tu catálogo.

    • Nota: Al seleccionar un producto o servicio del Catálogo de productos y servicios, se agregarán de forma automática el detalle, el impuesto y el precio unitario.)

  • Si aplica, modifica la Cantidad o el Precio según corresponda.

  • Si aplica, puedes ingresar un Descuento por cada línea.

  • De ser necesario, selecciona el Profesional responsable por la compra-venta del bien o prestación del servicio, buscando por nombre.

  • Selecciona el Método de pago de la factura (efectivo, tarjeta, transferencia o cheque).

    • Nota: Puedes agregar todos los Métodos de pago que requiera el cliente para pagar la factura en el siguiente paso, este método es el que se refleja al Ministerio de Hacienda.

  • Confirma todos los detalles de la factura en la previsualización y para proceder haz click en Crear.

    • Si debes hacer algún ajuste, puede hacer clic en Volver.

En este momento se emite una factura en formato electrónico y en el caso de Costa Rica, se envía para verificación al servidor del Ministerio de Hacienda. A partir de este momento si el cliente tiene el correo ingresado de manera automática se le va a enviar la factura y en caso de que no lo tenga ingresado aparecerá una ventana para que puedas optar por imprimir o enviar por email en caso que hayas olvidado ingresarlo en los datos del cliente.

Recomendaciones

  • Revisa todos los detalles de la factura antes de generar la factura, pues si cometiste un error tendrá que ser reparado con la creación de una nota de crédito y la generación de otra factura.

  • Si no sabes cuál será el Método de pago que usará el cliente para pagar la factura al momento de generarla, solo selecciona el que creas más conveniente.

  • En caso que estés generando una factura para una Aseguradora, ingresa el nombre del paciente en el espacio de Notas.

Notas

  • Una vez generada una factura, haya sido pagada o no, la misma no puede ser alterada. Para ese momento, la factura ya se encuentra aprobada por el Ministerio de Hacienda de Costa Rica.

  • En el caso de Costa Rica: Si se aplica un descuento en la factura, el Ministerio de Hacienda de Costa Rica requiere que se ingrese una Razón del descuento.

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