En esta guía aprenderás los pasos para importar ítems al catálogo de productos y servicios. 

Pre-requisitos para la importación

  • La importación de ítems al catálogo de productos y servicios se realizará únicamente cuando el cliente tenga más de 75 ítems previamente definidos.
  • Los datos de importación se ajustarán a la plantilla creada por el equipo de HuliPractice para este efecto, tomando como ejemplo este catálogo.

Este es el resumen del proceso:

  • Exportar los datos del sistema anterior.
  • Descargar la plantilla en formato .xls o .xlsx (Microsoft Excel).
  • Ingresar los datos a la plantilla según el formato indicado.
  • Solicitar a nuestro Equipo de Soporte la importación.

Obtén los datos desde otros sistemas

Si estas migrando la información del catálogo de productos y servicios desde otro sistema, exporta los datos en un archivo .xls o .xlsx (Microsoft Excel).

Consejo: Es una buena idea verificar si existen registros duplicados de productos o servicios antes de exportar los datos.

Descarga la plantilla

Una vez que tienes los datos en un archivo .xls o .xlsx (Microsoft Excel), es hora que descargues nuestra plantilla para ingresar los ítems.


Ahora que has obtenido la pantilla, ábrela usando Microsoft Excel o Numbers de Apple para ver su contenido.

Vamos a crear un Cirugía de rodilla en el catálogo a modo de prueba.

Ingresa los ítems al documento

Ingresa los datos de los ítems siguiendo nuestro catálogo de ejemplo y estas pautas:

Categoría (requerido)

Para facilidad de nuestros usuarios, en nuestro Centro de Ayuda podrás encontrar algunas recomendaciones para definir las categorías. En este caso, podrás definir nuevas categorías desde la plantilla. Siguiendo con el ejemplo, asignaremos la categoría Cirugías a la Cirugía de rodilla.

Código (opcional)

Si ya tienes definidos los códigos de tus productos y servicios, podrás utilizar los mismos. Estos códigos pueden ser alfanuméricos (combinación entre números y letras). 

Si nunca has definido los códigos para tus productos y servicios, te recomendamos usar este formato: Un prefijo por categoría + guión ("-") + número consecutivo. Por ejemplo: CI-001 para el producto Cirugía de Hernias.

No es obligatorio tener asociado un código a un producto y servicio. Estos son algunos prefijos sugeridos para las categorías:

  • Cirugías = CI.
  • Alquiler de Consultorios = AC.
  • Alquiler de Equipo Médico = AM.
  • Consultas = CO.
  • Insumos Médicos = IM.
  • Medicamentos y Productos = MP.
  • Estudios = ES.
  • Honorarios Médicos = HM.
  • Procedimientos = PO.
  • Laboratorios = LA.
  • Otros Ingresos = OI.

Siguiendo con nuestro ejemplo, podemos asignar a la Cirugía de rodilla el código CI-001.

Descripción (requerido)

En este campo podrás ingresar la descripción del producto o servicio. Este será el equivalente al nombre del producto o servicio y puede introducir cualquier texto (alfanuméricos). Siguiendo con el ejemplo, ingresaremos Cirugía de Rodilla.

Unidad de medida (requerido)

Cada uno de los productos y servicios contienen una unidad de medida y fueron definidas por el Ministerio de Hacienda de Costa Rica. Estas son las unidades establecidas:

  • cm = Centímetros.
  • Cuarto(s) de galón.
  • Día(s).
  • Docena(s).
  • fl oz = Onza líquida.
  • g = Gramo.
  • Galón(es).
  • Hora(s).
  • In = Pulgadas.
  • kg = Kilogramos.
  • km = Kilómetros.
  • L = Litro.
  • Libra(s).
  • m = Metros.
  • Milla(s).
  • mL = Mililitros.
  • mm = Milímetros.
  • Oz = Onza.
  • Pie(s).
  • Sp = Servicios profesionales.
  • t = Tonelada.
  • Unidad(es).

La plantilla esta preparada para darle sugerencias y validar que la unidad seleccionada cumpla con el estándar. Siguiendo con el ejemplo, asignaremos la categoría Cirugías a la Cirugía de rodilla.

Precio antes del impuesto de ventas (requerido)

En este campo se ingresa el precio antes de impuestos (por ejemplo el impuesto de venta) de cada producto. El mismo será en Colones (₡), ingresando números enteros (200000) o números decimales (200000.50), sin espacios (" "), comas (",") o puntos ("."). 

En caso de que este producto o servicio tenga un precio muy variable o no esté determinado, podrá ingresar el valor 0 (cero) en el precio. Para continuar con el ejemplo, la Cirugía de rodilla tiene un precio antes de impuestos de 200000.

Impuestos (requerido)

Un impuesto se refiere al tributo que se paga al estado para soportar los gastos públicos. Estos pagos obligatorios son exigidos tantos a personas físicas, como a personas jurídicas, pero en Costa Rica todos los servicios están exonerados del impuesto de ventas.

Debes seleccionar el tipo de impuesto que se aplicará al producto, como el Impuesto de ventas. O sea Exento (para todos los servicios).

La plantilla esta preparada para darle sugerencias y validar que la unidad seleccionada cumpla con el estándar. Siguiendo con el ejemplo, asignaremos el impuesto Exento a la Cirugía de rodilla.

Una vez que ingresas todos los productos y servicios en el archivo .xls o .xlsx (Microsoft Excel), guarda los datos.

Solicita al Equipo de Soporte la importación

Envía un correo electrónica a la dirección soporte@hulipractice.com e indicando en el sujeto "Importación de catálogo", adjuntando el archivo .xls o .xlsx (Microsoft Excel) Plantilla - Catálogo de productos y servicios - Nombre del emisor.


Notas:
 

  • Estos pasos sólo se podrán realizar desde una computadora de escritorio o laptop.
  • Si tienes dudas sobre cuáles categorías asignar a cada uno de los productos o servicios del catálogo, te recomendamos consultar con tu contador o administrador del negocio.

¿Alguna duda?

Puedes visitar la sección de preguntas frecuentes o contactarnos siempre que lo requieras por nuestros medios disponibles.

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