Una factura electrónica es un comprobante electrónico que respalda la venta de bienes y la prestación de servicios, el cual debe de ser generado, expresado y transmitido en formato electrónico en el mismo acto de la compra-venta o prestación del servicio.
Para crear una factura sigue estos pasos:
Ingresa a Facturación, desde el menú principal.
En caso de tener varios emisores, confirma que estas en el emisor deseado.
Dirígete a Ingresos, y en el sub-menú selecciona el apartado de Documentos.
Haz clic en el botón ubicado en la esquina inferior derecha representado con el ícono de "+".
Selecciona el tipo de documento:
Factura electrónica.
Tiquete electrónico
Selecciona el Término de pago (contado o crédito).
Selecciona la Moneda (colones o dólares americanos).
Selecciona el Cliente al que deseas facturar
Si es la primera vez, debes crear a cliente e inluir sus datos personales.
Si ya le has facturado a este cliente anteriormente, lo puedes buscar por nombre, número de identificación (sea física o jurídica), teléfono o correo.
Incluye el Producto o servicio a facturar.
Puedes crear el producto o servicio en este momento o seleccionar uno que ya es parte de tu catálogo.
Nota: Al seleccionar un producto o servicio del Catálogo de productos y servicios, se agregarán de forma automática el detalle, el impuesto y el precio unitario.)
Si aplica, modifica la Cantidad o el Precio según corresponda.
Si aplica, puedes ingresar un Descuento por cada línea.
De ser necesario, selecciona el Profesional responsable por la compra-venta del bien o prestación del servicio, buscando por nombre.
Selecciona el Método de pago de la factura (efectivo, tarjeta, transferencia o cheque).
Nota: Puedes agregar todos los Métodos de pago que requiera el cliente para pagar la factura en el siguiente paso, este método es el que se refleja al Ministerio de Hacienda.
Confirma todos los detalles de la factura en la previsualización y para proceder haz click en Crear.
Si debes hacer algún ajuste, puede hacer clic en Volver.
En este momento se emite una factura en formato electrónico y en el caso de Costa Rica, se envía para verificación al servidor del Ministerio de Hacienda. A partir de este momento si el cliente tiene el correo ingresado de manera automática se le va a enviar la factura y en caso de que no lo tenga ingresado aparecerá una ventana para que puedas optar por imprimir o enviar por email en caso que hayas olvidado ingresarlo en los datos del cliente.
Recomendaciones
Revisa todos los detalles de la factura antes de generar la factura, pues si cometiste un error tendrá que ser reparado con la creación de una nota de crédito y la generación de otra factura.
Si no sabes cuál será el Método de pago que usará el cliente para pagar la factura al momento de generarla, solo selecciona el que creas más conveniente.
En caso que estés generando una factura para una Aseguradora, ingresa el nombre del paciente en el espacio de Notas.
Notas
Una vez generada una factura, haya sido pagada o no, la misma no puede ser alterada. Para ese momento, la factura ya se encuentra aprobada por el Ministerio de Hacienda de Costa Rica.
En el caso de Costa Rica: Si se aplica un descuento en la factura, el Ministerio de Hacienda de Costa Rica requiere que se ingrese una Razón del descuento.